Журнал Секретарское дело                                           Архив журнала Секретарское дело  О журнале  Реклама в журнале Секретарское дело  Контакты 



 


Об идеальном сотруднике в корпоративном event-менеджменте

На вопросы УП отвечает Елена Конвисар, директор по маркетингу Группы компаний НЕОЛАНТ, входящей в ТОП35 ИТ-компаний России. Под руководством Елены компания приняла участие в более чем 500 бизнес-мероприятиях. Всесторонний взгляд на event-менеджмент как профессию привел к созданию EXPOшколы для начинающих специалистов и компаний. Сегодня Елена поделится своим видением текущей ситуации в этой непростой и очень интересной области.

Event-сфера весьма разнообразна. Что входит в зону ответственности именно бизнес-ивента?

Мероприятия — это один из инструментов, которые могут использоваться компанией для достижения бизнес-целей — внешних и внутренних. С их помощью мы можем решить задачи маркетинга, продаж, PR, GR, HR, поиска инвесторов и так далее. Это означает, что event-менеджер должен в первую очередь уметь держать в голове целеполагание каждого проекта. Мероприятие без цели — усилия не ветер.

Какие типы мероприятия могут достаться корпоративному event-менеджеру на исполнение? Во-первых, мы можем участвовать в бизнес-мероприятиях, организуемых другими компаниями. Классически, это отраслевые выставки и конференции. И это — определенный набор навыков менеджера.

Во-вторых, мы можем организовывать собственные мероприятия для внешней аудитории — это семинары и вебинары, бизнес-завтраки, пресс-конференции и пресс-туры, конференции для партнёров и так далее. Мы можем в конце концов сами стать организаторами отраслевой выставки или, например, конкурса проектов. А быть организатором — это не то же самое, что участником.

Мы можем оказывать поддержку культурным, благотворительным, спортивным или социальным внешним проектам, или организовывать их сами, если посчитаем это необходимым для достижения бизнес-целей компании. И это — уже другой набор навыков.

Также в зону ответственности единственного event-менеджера в компании могут входить и мероприятия по внутренним коммуникациям. Классически это корпоративные праздники — Новый год, День рождения компании, День семьи, мотивационные поездки, летний отдых и так далее. Это могут быть также внутренние образовательные сессии, спортивные или благотворительные проекты — например, коллективный День донора, стратегические сессии для топ-менеджмента и тому подобное.

То есть вторая особенность профессии — разнообразие форм и аудиторий мероприятий.

Расскажите, в чем особенность подготовки бизнес-мероприятий?

Продолжая разговор об особенностях профессии — третье, что я бы выделила — это то, что у одного мероприятия одновременно может быть до десятка разных аудиторий, и только удовлетворив интересы их всех, мероприятие достигнет максимума целей.

Например, у летнего корпоратива минимум 2 аудитории с разными целями — топ-менеджмент и сотрудники. Одни хотят развлечься на корпоративе, другие хотят улучшения бизнес-показателей после него. Еще у корпоратива есть косвенная, но важная для вашего бизнеса аудитория — семья сотрудника, даже если они на нем не присутствуют. А еще — ваши потенциальные сотрудники. И с помощью одного события можно повлиять на все смежные аудитории — правильно донеся до них информацию.

Или другой пример. У нашего последнего отраслевого Форума заинтересованными участниками были: наша компания как заказчик, собственно слушатели, спонсоры, спикеры, стендисты, информационные партнёры, государственные структуры. У каждой из групп были свои задачи, которые они решали с помощью Форума. Не было бы спикеров и стендистов — слушатели бы не получили полезной информации, не было бы слушателей — спонсоры не получили бы аудиторию, а если бы не было мощной информационной компании, то спикеры не получили бы достаточного продвижения и так далее. Только работая на интересы всех групп, можно сделать успешное мероприятие, на которое придут в следующий раз. И мы, как организаторы, должны об этом помнить и отрабатывать по всем направлениям.

Таким образом event-менеджер должен держать в голове не только целеполагание основного заказчика, но и всех участников мероприятия. И уметь влиять не только на непосредственных участников, но и всех тех, до кого дойдет информация о нем.

Четвертое, что нужно уметь — это держать фокус на конечной цели, но при этом не упускать детали. Технические ньюансы, дизайн мероприятия, варианты обслуживания участников и так далее. Именно детали портят впечатление и рушат восприятие — и могут перечеркнуть все ваши усилия и вложенные бюджеты.

Пример из жизни — наш дистрибутор пригласил дилеров в мотивационную поездку в другую страну. Только при заселении выяснилось, что мы живем по два человека из разных компаний в одном номере и в нем только двуспальная кровать и, внимание, всего одно одеяло. Одеяла нам в конце концов донесли, но впечатление было смазано.

Поэтому важно помнить, что мероприятие — это обоюдоострый инструмент. С его помощью можно как улучшить ситуацию, так и ухудшить, если заранее не продумать и не проработать все детали. И в этом большая ответственность event-менеджера перед компанией — за ее же деньги как минимум не ухудшить ее репутацию.

И продолжая тему деталей — при организации бизнес-мероприятий, куда люди приходят, казалось бы, по работе, важно помнить, что они все равно остаются людьми. И учитывать также физические и эмоциональные потребности, а не только деловые. Если людям жарко-холодно-душно, слишком ярко-темно-громко-тихо, скучно, они устали, хотят пить-есть — они просто не воспримут вашу информацию. А еще люди независимо от возраста и статуса любят подарки, азарт, вкусную еду, интересные напитки, зрелища. И все это надо уметь органично вплести в бизнес-канву мероприятия, чтобы запомниться. А для этого, как минимум, во всем этом разбираться.

Расскажите подробнее, в чем еще должен разбираться event-менеджер, работающий в корпоративном секторе?

Event-менеджер — профессия синтетическая, требующая владения очень разными навыкам.

Когда вы нанимаете сотрудника, нужно четко понимать, ждете ли вы от него только исполнения технических заданий, поставленных специалистами по направлениям, например, PR-менеджером или же он должен уметь сам разрабатывать креативные и бизнес-концепции мероприятий под цели компании. И тогда он обязан иметь базовое понимание в соответствующих областях коммуникаций.

Будет ли event-менеджер заниматься содержательной частью мероприятий — искать спикеров, модераторов и так далее? Или это зона ответственности маркетолога? А задача event — просто координировать их на площадке?

Вы ищите специалиста на узкое направление, например, только корпоративные праздники или у вас будет один event на все руки?

Планируются ли у вас выездные мероприятия или, наоборот, вы импортируете участников? И тогда event должен разбираться в вопросах виз, билетов, трансферов, страховок, прививок и так до бесконечности?

Участвуют ли в ваших мероприятиях VIP-персоны? Требуется ли соблюдение протокола или специального режима охраны?

В каких финансовых условиях он будет работать? Бюджетировать проекты должен уметь каждый event-менеджер, это не обсуждается. Но ожидаете ли вы от него поиска внешнего финансирования — например, через спонсоров или государственные гранты? Приветствуете ли вы умение торговаться, договариваться о бесплатных возможностях или находить партнёров для софинансирования мероприятий?

Вы ожидаете, что он лично будет исполнять все работы или же выступит менеджером проектов и будет нанимать внешние агентства или частных подрядчиков на организацию мероприятий. И тогда ему нужно уметь их выбирать и обучать, ставить технические задания, делегировать, планировать работу других и контролировать. В любом случае знания по управлению проектами полезны event-менеджеру.

Но в любом случае ваш будущий сотрудник должен владеть техникой вопроса, включая:

  • Техническое обеспечение мероприятий — от проекционной техники и звука, до электронной регистрации и мобильных приложений

  • Дизайн мероприятий, продакшн, мебель, застройка

  • Полиграфия, сувениры, подарки

  • Транспорт и логистика на площадке

  • Обеспечение питания — от пакетика с сухофруктами до эксклюзивного ужина с шеф-поваром

  • Развлекательная программа — это может быть и бюджетный капустник, и тест-драйв роскошных автомобилей, здесь полет фантазии ограничен только вашим бюджетом и целями.

Кем еще подрабатывает event-менеджер во время мероприятия? Один за десятерых — немного хостес, немного уборщица и официант в одном лице, немного кризис-менеджер, много — переговорщик, часто — массовик-затейник и фотограф. Ему нужно быть готовым подхватить любую задачу и решить любую проблему. Здесь нет места гипертрофированному чувству собственного достоинства, а площадка мероприятия — это минное поле. И как бы хорошо вы не готовились, неожиданности случаются всегда.

Есть ли какие-то личностные качества, которые присущи хорошему

Если говорить о личных качествах

Сотрудник навырост

Креативная профессия — нет, скучная и рутинная, основанная на табличках и планирвоании, занудном выяснении деталей, сиквестировании рисков

Заботливый

Постоянно учиться

Быть заинтересованным, жадным до жизни. Ходить по музеям, путешествовать, заниматься спортом интересоваться массовыми мероприятиями, смотреть кино и спектакли. Это все — источник вдохновения

Чувство юмора

Человек возрождения

Ваша компания развивается и впереди могут ждать люые типы мероприятйи или все давно

Во-вторых, уметь думать масштабами бизнеса, а не только своих узких обязанностей.

Уметь встать на место другого. Умение договариваться — искать вин-вин!

Умение договариваться — важнейший навык

Не бояться нового. Разбираться и погружаться в детали.

Идеальный специалист большого кругозора, системного мышления, жизненного опыта сочетающее в себе

Сочетать в себе решение серьезных бизнес-задач компании и не забывать о людях и их человеческих потребностях.

Определите для себя, за что именно будет отвечать ивент.

Решение бизнес задач креатив Бюджетирование Техника вопроса

Техника вопроса Креатив Бизнес задачи

Один за десятерых.

Какое образование должно быть у ивент менеджера?

Скажем честно, что на сегодня хорошей высшей школы для корпоративных ивент менеджеров нет.

Единственное профессиональное образование, существовавшее долгие годы в нашей стране — это режиссер массовых зрелищ.

В постсоветскую эпоху в вузах появились отдельные предметы по событийным коммуникациям — в рамках обучения маркетологов или пиарщиков, но чаще преподают с уклоном в B2C, а нам то нужны B2B .

В последнее десятилетие и особенно пару лет появляются школы, заточенные именно на коммуникации, но чаще всего опять таки не на деловые, а развлекательные мероприятия.

Выходом могут стать краткосрочные курсы по event. Те, которые удалось проанализировать мне, охватывают мероприятия по верхам, не погружаясь в специфику и технические детали. А как раз детали — показатель профессионализма.

Постоянно самообразовываться. Задайте на собеседовании вопросы об этом:

  • Какие блоги читает?

  • На какие семинары ходит

  • Какие вебинары слушает

  • Какую книгу освоил?

  • Какой навык опробовал и применил?

А детали он будет постигать уже на практике.

Что такое ошибки ивента?

Испорченное впечатление

Недополученная прибыль

Если что то надо переделать или сделать срочно — это допрасходы.

Это лишние телодвижения и человекочасы, то есть тоже деньги

Лишние деньги

Значит, если вы хотите

Соответственно, вам достанется в 99% случаев самоучка.

Есть ивент менеджер, который имеет опыт по всем возможным типам мероприятий?

по участию в выставках, например.

Таковых на рынке мало. Плюс их программы довольно поверхностные

Обучение в процессе работы. Кто становится нашими учителями — как правило, это наши подрядчики. Именно они за свой счет тбразовывают клиентов! Часто не получая в итоге клиентов.

Поэтому правильная школа нужна всем!

Экспокомпании, ивент агенства, производственные компании и типографии, компании сувениров, алкогольные компании

Поэтому Курсы

Поэтому вам скорее всего достанется самоучка

Мы знаем, что event-сфера отличается высокой текучестью кадров. Так ли это — по Вашему мнению? И если да, то в чем на Ваш взгляд причина?

Соглашусь с этим утверждением. Причин здесь сразу несколько.

Начнем с того, что в эту профессию приходит довольно много людей «попробовать». Классический пример — студентка на собеседовании на event-ассистента рассказывает — «организовывала праздники в институте и вроде всем нравилось, хочу заниматься этим дальше».

ошибочный приход в профессию, эмоциональное выгорание, Эта профессия сложна и с эмоциональной и с физической точки зрения.

У профессии как таковой потолок в развитии карьеры, декреты, неравномерность загрузки, сокращения при кризисе

--

Идеальный ивент-менеджер для вас — какой он и почему его не существует? Образование, личные качества, опыт, соответствие корпоративной культуре

Бизнес-ивентов по большому счету нигде не учат

Что делать, если идеальных нет? От чего можно отказаться, а чему научить.

Внешнее обучение, внутреннее обучение, развитие профессиональной насмотренности, непрерывное саморазвитие.

Идеальная связка: внутренний менеджер ивент-проектов + внешние исполнители под проект. Как быстро включить временных исполнителей или новичков в работу?

Ищите соискателя с опытом? Не попадите в ловушку! Когда это полезно, а когда во вред?

Ищите не опыт, а готовность к развитию! Как отсечь «преувеличителей» и «закостеневших» и не упустить перспективных начинающих и опытных

Идеальный работодатель для идеального ивента — как им стать?

Тематика типа такая: Для компании, которая держит внутри себя ивент менеджера вопрос их подбора, подготовки и их частой ротации очень актуальные. Надо поведать о том, какими навыками должен он обладать, как  и чему его обязательно надо обучить и что просто необходимо для быстрого «включения» в профессию. Причем речь идет о найме как профессионалов, так и новичков (когда нет бюджетов), но при этом без потери качества и времени…





Камасутра для оратора - Радислав Гандапас




Яндекс цитирования